- Créé par Marie Bijnens & Anke Leflere (Oxfam Solidariteit)
- Année de publication : 2016
In 2015 werd Oxfam gescreend voor de erkenning als NGO door de Belgische overheid. Oxfam Solidariteit kreeg een over de gehele lijn een uitstekende score, behalve wat procesbeheer betrof, scoorden we zwak. Oxfam besloot daarom om hier meer aandacht aan te schenken en tijd vrij te maken van de kwaliteitsmedewerkers om hier specifiek op te werken. Deze medewerkers hadden echter een beperkte expertise over procesbeheer dus een initiële ondersteuning hierin was wenselijk. Met ondersteuning van het kwaliteitsfonds, werd Oxfam Solidariteit gedurende 2 maanden bijgestaan in het uitwerken van een procesbeheerssysteem. De consultancy bestond uit 6 stappen die verder in dit rapport toegelicht worden.
Résumé
De consultancy droeg aanzienlijk bij in het uitklaren van bepaalde rollen en verantwoordelijkheden voor de respectievelijke (nieuwe) teams binnen Oxfam. Ze toonde aan dat een procesmanagementoefening erbij kan helpen om een organisatiestructuur op te bouwen aan de hand van de geidentificeerde processen.
Wegens de korte duur van de consultancy, konden we slechts één kernproces volledig uitwerken met ondersteuning van de consultant en moet Oxfam op eigen kracht de andere kernprocessen verder uitwerken om een volledig beeld te krijgen van de verschillende rollen en verantwoordelijkheden voor de respectievelijke teams en medewerkers.
De medewerkers die deelgenomen hebben aan de oefening waren over het algemeen zeer tevreden en zien in procesmanagement een kans om de taakverdeling duidelijk te krijgen. Er wordt wel gevreesd dat het tijdrovend zal zijn om alle kernprocessen op zo’n grondige manier uit te werken.
Verder heeft het kwaliteitsteam nu ook de nodige kennis om het project verder te zetten met minimale ondersteuning van een externe consultant.
Qua duurzaamheid, bood de consultant een werkbaar model aan dat in de toekomst kan gebrukt worden om de processen te beheren en te verbeteren. De effectieve implementatie hiervan zal echter afhangen van de tijd die in de komende maanden zal vrijgemaakt worden om de kernprocessen verder uit te werken samen met de teams, om zo tot een volledig procesoverzicht te komen.