Compte-tenu de la structure internationale de WSM, il est devenu indispensable pour le service Sud de WSM de se doter d’un système intégré et performant, flexible et accessible partout dans le monde, pour permettre la gestion des plannings ; le partage de documents à distance et les concertations entre les membres des cellules (réunions d’échange à distance avec les coopérants et les coordinateurs postés à l’étranger).
Résumé
L’objectif principal de l’intervention était d’établir un diagnostic du dispositif informatique actuel de WSM et d’envisager les solutions possibles en vue de développer une « plateforme technique » plus en phase avec son mode de fonctionnement.
Un cahier des charges précis et détaillé a été dressé et envoyé à 12 intervenants possibles. C’est Cosmopol (Yves Leulier) qui a remporté l’appel d’offres et qui a été engagé pour mener à bien l’intervention.
La première étape a été d'opérer ensemble une analyse de nos besoins et de ce qui devait être amélioré, tant dans notre fonctionnement que dans nos outils de travail. Un second résultat concret fut l’élaboration d’une analyse critique de l’installation technique existante. L’analyse était centrée sur trois aspects techniques liés au travail avec les membres de l’équipe dans les différents continents : le partage des agendas, le partage des documents à distance et l’organisation des réunions d’échange à distance avec les coopérants et les coordinateurs postés à l’étranger.
La deuxième étape a consisté en l’identification des différentes solutions possibles : en ce qui concerne les agendas, l’outil Outlook comme « Client » pour les e-mails et les agendas est gardé et optimalisé. La phase de formation devrait être finalisée d’ici la fin de l’année. Au terme de celle-ci, un manuel devrait être rédigé pour une utilisation optimale d’Outlook. Concernant le partage des documents à distance, la solution qui a été choisie est celle d’un serveur dit « intelligent » QNAP et de son utilitaire de synchronisation intégré QSync qui permet d’optimaliser le partage des documents grâce à la possibilité de les synchroniser dès qu’une connexion Internet est disponible. Par rapport aux concertations à distance : les solutions Hangout, Whatsapp et un système VOIP vont être testés, ainsi que la solution intégrée Adobe Connect.