Consultance pour la réalisation d’une étude benchmark sur les outils de gestion de l’aide légale

Objectif général de la consultance

La consultance a pour objectif de réaliser une étude comparative (benchmarking) afin d’orienter ASF pour sélectionner ou concevoir un outil numérique ou hybride de gestion de l’aide légale, adapté aux besoins d’ASF, et de ses partenaires, dans les différents pays d’intervention où ASF conduit des activités d’aide légale (RDC, Maroc, Tunisie, RCA…). Cette étude permettra de poser les bases solides d’une solution durable dans la gestion de l’aide légale, en remédiant aux limites du système actuel basé sur des processus manuels et non interopérables.

Les résultats attendus de ce projet sont :

•  Une analyse précise des besoins des équipes et des partenaires, tenant compte des réalités opérationnelles (y compris la fracture numérique) et des différents contextes dans lequel ASF et ses partenaires fournissent de l’aide légale, ainsi que les différentes modalités d’aide légale déployées par ASF et ses partenaires
• Un état des lieux approfondi et comparatif des outils actuellement utilisés, tant en interne au sein d’ASF qu’à l’externe dans le secteur
• Une cartographie détaillée des solutions numériques et hybrides pertinentes existantes sur le marché
• Des recommandations concrètes, opérationnelles et spécifiquement adaptées aux besoins et contexte d’ASF

Objectifs spécifiques de la consultance

• Faire un état des lieux des différentes modalités à travers lesquelles ASF met en œuvre l’aide légale. L’objectif est de mieux comprendre la diversité des pratiques internes afin de pouvoir formuler des recommandations réalistes et adaptées en matière d’outils numériques, qui tiennent compte des spécificités et des besoins réels du terrain. Analyser, au sein d’ASF, les outils actuellement utilisés en interne pour le suivi de l’aide légale, en réalisant une analyse SWOT (forces, faiblesses, opportunités, menaces)
• Identifier les solutions numériques existantes à l’externe (benchmark), leurs atouts, limites, coûts, accessibilité, interopérabilité avec d’autres outils déjà utilisés au sein d’ASF et exigences techniques
• Formuler des recommandations claires sur les options les plus pertinentes pour ASF : développement interne, adaptation d’un outil existant ou solution hybride  
• Proposer un plan de transition réaliste vers la future solution, en tenant compte de la durabilité, de la sécurité des données et de l’inclusion numérique

Le.s consultant.es proposeront un plan de travail qui doit inclure au minimum ces trois phases complémentaires, articulées autour d’une approche participative, comparative et orientée vers des recommandations concrètes :

Phase 1 – Analyse interne (SWOT)

Cette première étape vise à dresser un état des lieux détaillé des outils, méthodes et pratiques actuellement utilisés par ASF pour le suivi de l’aide légale dans ses différents bureaux, avec une attention particulière portée aux réalités du terrain.

Le/la consultant·e procédera à :

• Produire un aperçu des formes que prend l’aide légale et l’assistance judiciaire dans les différents projets ASF (types de prestations, profils des prestataires, formats d’intervention, temporalité du suivi, articulation avec d’autres services…) afin de formuler des recommandations réalistes et pertinentes.
• Une cartographie des outils existants (manuels, numériques ou hybrides), en documentant leur usage réel, leur fréquence d’utilisation, les acteurs concernés, les contraintes et les besoins associés ;
• Une analyse SWOT (forces, faiblesses, opportunités, menaces) pour évaluer la pertinence, les limites et les perspectives d’évolution de ces outils, en les confrontant aux exigences opérationnelles et aux retours des équipes terrain ;
• Des entretiens ciblés avec les utilisateurs (juristes, avocats, responsables de projets, équipes M&E/IT) afin d’intégrer leurs expériences, attentes et réticences éventuelles.

Phase 2 – Benchmark externe

Cette phase consistera à identifier et analyser des outils numériques ou hybrides existants en dehors d’ASF, déjà utilisés dans des contextes similaires, notamment :

• Cabinets d’avocats, cliniques juridiques, barreaux, ONG spécialisées, ou structures de conseil juridique et assistance judiciaire;
• Outils de legal case management en open source, en licence commerciale ou développés sur mesure

L’analyse devra porter sur :

• Les fonctionnalités proposées (gestion de dossiers, suivi qualitatif, intégration avec d’autres systèmes, sécurité des données…) ;
• Les coûts d’acquisition, de formation et de maintenance, ainsi que les besoins techniques associés ;
• L’accessibilité de l’outil pour des équipes et partenaires au profil numérique diversifié ;
• La capacité d’adaptation aux contextes d’intervention d’ASF et les conditions de pérennité.

Phase 3 – Élaboration d’une note d’orientation

Sur la base des constats issus des deux premières phases, le/la consultant·e produira une note d’orientation présentant les principales options envisageables pour ASF, en tenant compte des besoins internes, des réalités de terrain, des capacités techniques et des principes D4D. Cette phase comprendra également une restitution des résultats aux équipes ASF pour validation collective des recommandations.