Améliorer la gestion de l’information-communication était un travail fondamental à réaliser pour FDH. Le fonds qualité nous a donné cette possibilité.
Summary
Jusqu’à ce jour, FDH bénéficiait d’un système de gestion de l’information très aléatoire : son programme était uniquement accessible via un ordinateur qui datait de l’année 2000. Si celui-ci tombait en panne, toutes les données de l’ong étaient perdues. De plus, une seule personne de l’association (en l’occurrence, un bénévole) avait accès à ce programme, ce qui était un double risque.
Sur base de ses compétences et de sa proposition, c’est la consultante-informaticienne, Bernadette Verhoeven, qui a été retenue.
L’objectif poursuivi par le projet était d’actualiser et de mettre en place (formation du personnel comprise : au moins 3 personnes de FDH), le système de gestion de l’information et de la communication. Sur cette base, le programme de traitement de données a été adapté pour être utilisé sur des ordinateurs actuels. De ce fait, le risque de perte de données a considérablement diminué.
Il y avait aussi un autre objectif à la consultance : mettre à disposition du personnel, ainsi que des membres du conseil d’administration et d’autres personnes proches de FDH, une série de documents officiels de l’association. Après avoir étudié les différentes possibilités (réseau intranet, accès à une zone membre de notre page web, etc.), nous avons conclu que le plus adapté était, à ce stade, l’utilisation de dropbox. Nous devons encore mettre en pratique cette option, la consultante nous a formés à l’utilisation correcte de cet instrument et dès que possible, on démarrera son utilisation.