La mise en place d’une BDD relationnelle exhaustive (individus et organisations) a offert au COTA une bonne occasion de « photographier » le réseau de l’organisation et d’apprécier son dynamisme. D’une manière générale, des outils de ce type permettent de décloisonner les pratiques et les réseaux des différents membres de l’équipe et de les mutualiser. C’est un facteur de continuité et de stabilité organisationnelle, mais également d’efficacité et d’efficience des actions mises en œuvre.
Résumé
Le Cota est parti du constat d’un manque d’outillage et de lacunes en matière de gestion des partenariats et des projets (pas de suivi des relations partenariales, pas de vue d’ensemble du réseau partenarial, pas de base de données de l’ensemble des contacts, manque de visibilité sur le séquençage des projets, pas de vision d’ensemble…). Un cahier de charge a dès lors été élaboré et un appel d’offres a ensuite été lancé. Un groupe de travail interne de trois personnes s’est constitué et a suivi l’ensemble du processus, pour favoriser au maximum l’appropriation collective de la démarche ainsi que la mise en place de phases de tests à chaque nouvelle étape. Deux prestataires ont répondu à l’appel et ont présenté leurs solutions techniques et propositions d’appui. C’est Netika qui a finalement été retenu. Les phases suivantes ont consisté en l’implémentation de la solution technique retenue et de phases de test.
Cet accompagnement a permis non seulement d’outiller le Cota en matière de gestion et de suivi des contacts, des partenariats et des projets, mais aussi de modifier les habitudes de travail de l’organisation. Nous avons appréhendé ce projet dans une logique d’apprentissage, d’ouverture à l’innovation et d’acceptation d’une modification significative de nos habitudes de travail. Ainsi, il est à prévoir que les relations avec les partenaires vont progressivement se dépersonnaliser, et que la gestion des projets gagnera en efficacité. D’une manière générale, ce sont l’ensemble de nos interventions qui devraient s’en ressentir, puisqu’elles reposent en partie sur l’identification et la mobilisation rapide des bons interlocuteurs, et sur une relation partenariale efficace et de confiance.
Un projet ultérieur sera de développer des outils de gestion des ressources (temps), du flux d’information entre les collaborateurs, de gestion des délais de rapportage et de gestion budgétaire.